Die Leitlinien des Prozesses und die inhaltlichen Aufgaben des Regionalmanagements werden im Rahmen von regelmäßigen Lenkungsgruppensitzungen einvernehmlich festgelegt. Dabei werden die beiden vorliegenden Integrierten ländlichen Entwicklungskonzepte (ILEK) als Arbeitsgrundlage mit herangezogen.
Die Lenkungsgruppe besteht aus den Hauptverwaltungsbeamtinnen und -beamten der zehn beteiligten Städte und Gemeinden. Die zehn Kommunen haben innerhalb der Lenkungsgruppe ein gleichberechtigtes Stimmrecht. Der Landkreis Vechta sowie das Landesamt für Geoinformation und Landentwicklung Niedersachsen (LGLN) in Oldenburg sind in beratender Funktion ebenfalls Mitglieder der Lenkungsgruppe.
Die Lenkungsgruppe informiert sich über die Tätigkeiten des Regionalmanagements, legt Arbeitsschwerpunkte fest und trifft mit dem Regionalmanager konkrete Zielvereinbarungen.
Die Organisations- und Entscheidungsabläufe für die Lenkungsgruppe sind in einer gemeinsam erarbeiteten und beschlossenen Geschäftsordnung fixiert worden. Darin befindet sich u. a. der Grundsatz, dass Entscheidungen der Lenkungsgruppe nur einvernehmlich, d. h. ohne Gegenstimme beschlossen werden können.
Im Regionalmanagement werden insgesamt neun Themenfelder bearbeitet. Jedem dieser Felder haben sich drei bis fünf Mitglieder der Lenkungsgruppe als Themenpaten zugeordnet, die das Team um Regionalmanager Roland Stahn bei seiner Arbeit unterstützen. Diesen Gruppen gehören jeweils mindestens zwei Bürgermeister an, in einigen Fällen auch Vertreter des Landkreises.
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